Ủy quyền là giao dịch phổ biến trong đời sống và kinh doanh, nhưng nhiều người vẫn chưa hiểu rõ pháp luật quy định như thế nào và có những hình thức nào được công nhận. Bài viết này, công ty Luật Phú Thanh sẽ giúp bạn nắm nhanh các quy định hiện hành và phân biệt các loại ủy quyền để áp dụng đúng, tránh rủi ro pháp lý!
1. Khái niệm ủy quyền là gì?
Theo Điều 562 Bộ luật Dân sự 2015: “Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, còn bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định.”
Ủy quyền là hình thức pháp lý được sử dụng trong rất nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội như: đại diện ký kết hợp đồng, làm thủ tục hành chính, khiếu nại, tố tụng, chuyển nhượng tài sản, mua bán đất đai…
2. Ủy quyền là gì pháp luật hiện nay quy định như thế nào?
Căn cứ theo quy định Điều 135 Bộ luật Dân sự 2015 như sau:
“Căn cứ xác lập quyền đại diện
Quyền đại diện được xác lập theo ủy quyền giữa người được đại diện và người đại diện (sau đây gọi là đại diện theo ủy quyền); theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, theo điều lệ của pháp nhân hoặc theo quy định của pháp luật (sau đây gọi chung là đại diện theo pháp luật).”
Theo đó, quyền đại diện được xác lập theo ủy quyền giữa người được đại diện và người đại diện (gọi là đại diện theo ủy quyền) hoặc theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, theo điều lệ của pháp nhân hoặc theo quy định của pháp luật (gọi chung là đại diện theo pháp luật).
3. Các hình thức ủy quyền phổ biến hiện nay
Tùy vào tính chất, mục đích và lĩnh vực mà pháp luật hiện hành cho phép các hình thức ủy quyền sau:
3.1. Ủy quyền bằng văn bản có công chứng hoặc chứng thực
Đây là hình thức phổ biến và có giá trị pháp lý cao nhất. Văn bản ủy quyền sẽ được lập thành hợp đồng hoặc giấy ủy quyền có chữ ký, họ tên của các bên và được công chứng hoặc chứng thực tại:
- Phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng (theo quy định tại Luật Công chứng 2014)
- UBND xã/phường/thị trấn nơi cư trú (theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP)
Áp dụng:
– Các giao dịch có giá trị lớn như mua bán, tặng cho, chuyển nhượng quyền sử dụng đất, tài sản, phương tiện.
– Thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến quyền sở hữu, quyền sử dụng.
3.2. Ủy quyền bằng văn bản không cần công chứng, chứng thực
Một số trường hợp pháp luật không yêu cầu công chứng, chứng thực thì văn bản ủy quyền chỉ cần chữ ký hai bên là có giá trị. Tuy nhiên, hình thức này chủ yếu dùng trong:
- Công việc nội bộ trong doanh nghiệp (ví dụ: giám đốc ủy quyền cho trưởng phòng đại diện ký kết hợp đồng mua bán)
- Thủ tục hành chính thông thường, không liên quan đến tài sản có giá trị lớn
Dù không cần công chứng, chứng thực nhưng văn bản ủy quyền vẫn cần thể hiện rõ:
- Thông tin bên ủy quyền và bên được ủy quyền
- Phạm vi ủy quyền
- Thời hạn ủy quyền
- Trách nhiệm và cam kết của các bên
3.3. Ủy quyền qua phương tiện điện tử
Với sự phát triển của công nghệ, các hình thức ủy quyền điện tử ngày càng phổ biến, đặc biệt trong lĩnh vực tài chính – ngân hàng – doanh nghiệp.
Ví dụ:
– Doanh nghiệp lập hợp đồng ủy quyền qua chữ ký số
– Cá nhân làm thủ tục ngân hàng qua ứng dụng, website có xác thực OTP, Smart OTP
Theo quy định tại Điều 33 Luật Giao dịch điện tử 2005: “Dữ liệu điện tử có giá trị pháp lý như văn bản nếu thông tin được bảo đảm toàn vẹn và có thể truy cập, kiểm tra.”
Lưu ý: Để văn bản ủy quyền điện tử có giá trị pháp lý, cần đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn dữ liệu (thông qua chữ ký số, mã hóa, xác thực điện tử).
3.4. Ủy quyền bằng lời nói hoặc hành vi thực tế
Hình thức này chỉ được công nhận trong các quan hệ dân sự đơn giản, không yêu cầu công chứng, ví dụ: nhờ người thân nộp hồ sơ, lấy giấy tờ hộ,…
Tuy nhiên, hình thức này dễ phát sinh tranh chấp vì không có căn cứ chứng minh, do đó khuyến khích sử dụng văn bản ủy quyền để đảm bảo an toàn pháp lý.
4. Thời hạn của giấy ủy quyền hiện nay như thế nào?
Căn cứ theo quy định tại Điều 563 Bộ luật Dân sự 2015 như sau:
“Thời hạn ủy quyền
Thời hạn ủy quyền do các bên thỏa thuận hoặc do pháp luật quy định; nếu không có thỏa thuận và pháp luật không có quy định thì hợp đồng ủy quyền có hiệu lực 01 năm, kể từ ngày xác lập việc ủy quyền.”
Hiện nay, Bộ luật Dân sự 2015 không quy định cụ thể về giấy ủy quyền, mà quy định về ủy quyền thông qua hợp đồng.
Như vậy theo quy định trên thời hạn của hợp đồng ủy quyền được xác định trong ba trường hợp:
– Thời hạn ủy quyền do các bên thỏa thuận;
– Thời hạn ủy quyền do pháp luật quy định;
– Nếu không có thỏa thuận và pháp luật không có quy định thì hợp đồng ủy quyền có hiệu lực 01 năm, kể từ ngày xác lập việc ủy quyền.
5. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện ủy quyền
Để các hình thức ủy quyền phát huy hiệu lực đúng pháp luật và an toàn cho các bên liên quan, cần lưu ý:
- Phân biệt rõ giữa giấy ủy quyền (dùng cho công việc đơn lẻ, giá trị thấp) và hợp đồng ủy quyền (dùng cho công việc dài hạn, phức tạp).
- Không được ủy quyền các công việc mang tính chất cá nhân như lập di chúc, đăng ký kết hôn, ly hôn (theo khoản 4 Điều 85 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015).
- Trường hợp bên được ủy quyền thực hiện sai phạm, bên ủy quyền vẫn có thể bị liên đới trách nhiệm pháp lý (trừ khi có bằng chứng rõ ràng về việc vượt quá phạm vi ủy quyền).
- Khi hết thời hạn ủy quyền, giấy ủy quyền không còn hiệu lực pháp lý, kể cả chưa hoàn tất công việc được ủy quyền.
Kết luận:
Ủy quyền là một công cụ pháp lý hữu ích giúp cá nhân, tổ chức thực hiện công việc thuận lợi và hợp pháp, đặc biệt trong các thủ tục hành chính, giao dịch dân sự, hoặc đầu tư kinh doanh. Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn và giá trị pháp lý, việc lập văn bản ủy quyền cần tuân thủ đúng quy định và được soạn thảo cẩn trọng.
(Phương Nguyễn)
