Sổ hồng (Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất) là giấy tờ pháp lý quan trọng, ghi nhận quyền sở hữu và sử dụng hợp pháp của người dân đối với nhà ở, đất ở. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, Sổ hồng có thể bị mất, thất lạc hoặc hư hỏng, gây không ít khó khăn khi thực hiện các giao dịch nhà đất.
Vậy xin cấp lại Sổ hồng do bị mất trong năm 2026 được thực hiện như thế nào, cần chuẩn bị những giấy tờ gì và thời gian giải quyết ra sao? Nội dung dưới đây Luật Phú Thanh sẽ giúp bạn nắm rõ thủ tục theo quy định pháp luật hiện hành.
Thủ tục khai báo mất sổ hồng
Khi bị mất Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ hồng), việc đầu tiên cần làm là thực hiện thủ tục khai báo mất. Đây là bước pháp lý bắt buộc và là tiền đề quan trọng để có thể tiến hành quy trình xin cấp lại sổ hồng do bị mất. Việc khai báo này cần được thực hiện một cách cẩn trọng và đúng theo quy định của pháp luật hiện hành để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người sử dụng đất.
Để tiến hành thủ tục xin cấp lại sổ hồng do bị mất, người sử dụng đất cần thực hiện việc khai báo theo một trình tự rõ ràng. Quy trình này bao gồm các giai đoạn chính: chuẩn bị và nộp hồ sơ khai báo tại cơ quan có thẩm quyền, quá trình niêm yết công khai thông tin và cuối cùng là nhận kết quả xác nhận đã hoàn tất việc khai báo.
Đơn và thành phần hồ sơ khai báo mất sổ hồng
Quý khách hàng cần chuẩn bị hồ sơ khai báo mất sổ hồng theo quy định pháp luật. Việc khai báo mất Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất phải tuân thủ đúng trình tự theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP.
Đơn trình báo mất Giấy chứng nhận phải ghi đầy đủ thông tin: thông tin người trình báo, số vào sổ cấp Giấy chứng nhận, ngày cấp, cơ quan cấp, địa điểm thửa đất và nguyên nhân mất. Thành phần hồ sơ bao gồm đơn trình báo, bản sao chứng thực Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân, bản photocopy Giấy chứng nhận đã cấp bị mất (nếu có) và các giấy tờ liên quan đến quyền sử dụng đất.
Cơ quan tiếp nhận khai báo mất sổ hồng
Sau khi chuẩn bị đầy đủ đơn trình báo và thành phần hồ sơ khai báo mất sổ hồng, Quý khách hàng cần đến ngay Ủy ban nhân dân cấp xã để làm thủ tục khai báo. Cơ quan này có trách nhiệm tiếp nhận đơn khai báo mất sổ , đây là bước quan trọng để tiến hành các thủ tục cấp lại sổ hồng theo quy định của pháp luật.
Hoạt động niêm yết công khai việc bị mất sổ hồng
Sau khi nhận đầy đủ đơn và hồ sơ, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm thực hiện niêm yết công khai về việc mất Giấy chứng nhận. Hoạt động niêm yết được thực hiện tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã và điểm dân cư nơi có đất trong thời gian 15 ngày (điểm a khoản 3 Mục VIII Phần C của Phần V Nghị định 151/2025/NĐ-CP).
Trong thời gian niêm yết, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm tiếp nhận phản ánh từ nhân dân về việc mất Giấy chứng nhận. Việc niêm yết công khai nhằm đảm bảo tính minh bạch và cho phép các bên liên quan biết thông tin về Giấy chứng nhận bị mất.
Đối với tổ chức và người Việt Nam định cư ở nước ngoài, thay vì niêm yết tại xã, Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện đăng tin 03 lần trên phương tiện thông tin đại chúng ở địa phương trong thời gian 15 ngày. Chi phí đăng tin do người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất chi trả (điểm c khoản 2 Mục VIII Phần C của Phần V Nghị định 151/2025/NĐ-CP).
Trả kết quả khai báo mất sổ hồng
Theo quy định tại điểm b khoản 3 Mục VIII Phần C của Phần V Nghị định 151/2025/NĐ-CP, trong thời hạn không quá 05 ngày kể từ ngày kết thúc thời gian niêm yết, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm lập biên bản kết thúc niêm yết và gửi đến Văn phòng đăng ký đất đai. Biên bản này xác nhận việc đã thực hiện đầy đủ quy trình niêm yết công khai theo quy định và không có phản ánh nào từ nhân dân trong thời gian niêm yết.
Kết quả của giai đoạn khai báo mất là Giấy xác nhận về việc đã niêm yết thông báo mất Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Giấy xác nhận này là điều kiện bắt buộc để Quý khách hàng có thể tiến hành bước tiếp theo trong quy trình xin cấp lại sổ hồng do bị mất.
Thủ tục xin cấp lại sổ hồng bị mất mới nhất hiện nay
Sau khi đã hoàn tất việc khai báo và có được giấy xác nhận của UBND cấp xã, bước tiếp theo và cũng là bước cuối cùng chính là nộp hồ sơ xin cấp lại sổ hồng do bị mất tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Để thực hiện thủ tục xin cấp lại sổ do bị mất một cách nhanh chóng và hiệu quả, người nộp hồ sơ cần nắm rõ ba nội dung cốt lõi: các loại giấy tờ cần thiết trong hồ sơ, địa chỉ cơ quan tiếp nhận chính xác và quy trình xử lý, giải quyết của cơ quan chức năng.
Đơn và thành phần hồ sơ xin cấp lại
Theo khoản 1 Mục VIII Phần C của Phần V Nghị định 151/2025/NĐ-CP hồ sơ nộp khi thực hiện thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận do bị mất gồm có:
- Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất theo Mẫu số 18 ban hành kèm theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP.
- Giấy xác nhận của UBND cấp xã về việc đã niêm yết thông báo mất Giấy chứng nhận trong thời gian 15 ngày đối với hộ gia đình và cá nhân. Đối với tổ chức, cơ sở tôn giáo, cá nhân nước ngoài, tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và người Việt Nam định cư ở nước ngoài thực hiện dự án đầu tư cần có giấy tờ chứng minh đã đăng tin 03 lần trên phương tiện thông tin đại chúng ở địa phương về việc mất sổ hồng.
Ngoài ra, cần chuẩn bị thêm bản sao chứng thực Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân và sổ hộ khẩu để nộp cùng với hồ sơ đề nghị cấp lại sổ hồng. Tất cả giấy tờ phải được chuẩn bị đầy đủ và đúng quy định để đảm bảo quá trình giải quyết diễn ra thuận lợi.
Hình thức nộp hồ sơ được quy định tại khoản 2 Mục I Phần A của Phần V Nghị định 151/2025/NĐ-CP, người yêu cầu có thể lựa chọn nộp hồ sơ theo các hình thức sau đây:
- Nộp trực tiếp tại các cơ quan quy định tại khoản 1 Mục 1 này.
- Nộp thông qua dịch vụ bưu chính.
- Nộp tại địa điểm theo thỏa thuận giữa người yêu cầu đăng ký và Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.
- Nộp trên Cổng dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh.
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin cấp lại
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin cấp lại sổ hồng được quy định tại khoản 1 Mục VIII Phần C của Phần V Nghị định 151/2025/NĐ-CP. Người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất nộp 01 bộ hồ sơ đến cơ quan tiếp nhận hồ sơ, cụ thể:
- Bộ phận Một cửa.
- Văn phòng đăng ký đất đai.
- Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.
Trường hợp cơ quan tiếp nhận hồ sơ là Bộ phận Một cửa thì cơ quan này sẽ chuyển hồ sơ đến Văn phòng đăng ký đất đai.
Quy trình giải quyết hồ sơ cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã bị mất
Theo khoản 5 Mục II Phần A của Phần V Nghị định 151/2025/NĐ-CP, trường hợp cấp lại Giấy chứng nhận đã cấp do bị mất là không quá 10 ngày làm việc, không tính thời gian niêm yết thông báo mất Giấy chứng nhận đã cấp tại Ủy ban nhân dân cấp xã, thời gian đăng tin trên phương tiện thông tin đại chúng.
- Văn phòng đăng ký đất đai có trách nhiệm thực hiện các công việc sau khi tiếp nhận hồ sơ. Đầu tiên là kiểm tra thông tin về Giấy chứng nhận đã cấp mà người sử dụng đất khai báo bị mất trong hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai. Trường hợp phát hiện thửa đất, tài sản gắn liền với đất được cấp Giấy chứng nhận đã được chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất hoặc đang thế chấp tại các tổ chức tín dụng, tổ chức kinh tế khác hoặc cá nhân theo quy định của pháp luật thì thông báo, trả lại hồ sơ cho người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất.
- Nếu không thuộc trường hợp trên, Văn phòng đăng ký đất đai sẽ thực hiện việc hủy Giấy chứng nhận đã cấp, cập nhật và chỉnh lý hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai sau khi đã thực hiện các nội dung quy định. Cuối cùng là cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất cho người được cấp (khoản 2 Mục VIII Phần C của Phần V Nghị định 151/2025/NĐ-CP). Trường hợp Giấy chứng nhận đã cấp chưa sử dụng bản đồ địa chính hoặc trích đo bản đồ địa chính thửa đất thì thực hiện theo quy định tại điểm b Mục 3 Phần VI của phần C của Nghị định này.
Kết luận
Việc xin cấp lại Sổ hồng khi bị mất là thủ tục hành chính cần thiết để bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của người sử dụng đất, chủ sở hữu nhà ở. Thủ tục này trong năm 2026 vẫn được thực hiện theo trình tự, hồ sơ và thời hạn do pháp luật đất đai quy định.
Do đó, khi phát hiện Sổ hồng bị mất, người dân cần chủ động thực hiện thủ tục cấp lại sớm, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tuân thủ đúng quy trình để tránh rủi ro pháp lý trong quá trình quản lý, sử dụng và giao dịch nhà đất.
