Trong quá trình hoạt động, có không ít doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc chi nhánh phải chấm dứt hoạt động kinh doanh vì nhiều lý do khác nhau: thua lỗ, hết thời hạn hoạt động, thay đổi định hướng hoặc giải thể. Việc thực hiện đúng thủ tục chấm dứt hoạt động là yêu cầu bắt buộc để tránh rủi ro pháp lý và nghĩa vụ thuế phát sinh sau này.

Bài viết dưới đây, công ty Luật Phú Thanh sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình, thủ tục chấm dứt hoạt động kinh doanh và những lưu ý quan trọng năm 2025, giúp doanh nghiệp thực hiện nhanh chóng và đúng quy định pháp luật.

1. Chấm dứt hoạt động kinh doanh là gì?

Chấm dứt hoạt động kinh doanh là việc một cá nhân, tổ chức thực hiện thủ tục pháp lý để ngừng việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ ra thị trường, đồng thời thanh lý tài sản, thực hiện nghĩa vụ tài chính và đóng cửa hoàn toàn doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh. Hoạt động này có thể xuất phát từ ý chí tự nguyện hoặc theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi doanh nghiệp vi phạm pháp luật hoặc không đủ điều kiện tiếp tục hoạt động.

2. Các hình thức chấm dứt hoạt động kinh doanh

Một là, giải thể doanh nghiệp: Giải thể là hình thức chấm dứt hoạt động kinh doanh do doanh nghiệp tự nguyện hoặc bị bắt buộc (trường hợp bị thu hồi giấy phép). Sau khi giải thể, doanh nghiệp sẽ không còn tồn tại trên hệ thống pháp lý.

Hai là, phá sản: Áp dụng khi doanh nghiệp mất khả năng thanh toán nợ đến hạn. Phá sản là thủ tục tư pháp, được Tòa án nhân dân có thẩm quyền xử lý theo Luật Phá sản 2014.

Ba là, tạm ngừng kinh doanh (không phải chấm dứt hoàn toàn): Trong một số trường hợp, doanh nghiệp chỉ tạm ngừng hoạt động kinh doanh, nhưng nếu không hoạt động trong 12 tháng liên tiếp mà không thông báo với cơ quan đăng ký, có thể bị xử lý và dẫn đến giải thể.

3. Quy trình chấm dứt hoạt động kinh doanh đối với các mô hình khác nhau

Quy trình chấm dứt hoạt động kinh doanh diễn ra khác nhau giữa doanh nghiệp và hộ kinh doanh cá thể. Trong đó, đối với doanh nghiệp cần lưu ý hoàn thiện đúng, đủ quy trình, tránh gây ra sai sót để giảm thiểu vấn đề tồn đọng.

3.1. Đối với doanh nghiệp

Doanh nghiệp khi chấm dứt hoạt động kinh doanh cần thực hiện 05 bước sau đây:

Bước 1: Thông qua quyết định giải thể

Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH), Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần), hoặc chủ doanh nghiệp (đối với doanh nghiệp tư nhân) ra quyết định giải thể và thông báo tới cơ quan đăng ký kinh doanh.

Bước 2: Hoàn tất nghĩa vụ tài chính

• Nộp hồ sơ chấm dứt mã số thuế tại cơ quan thuế
• Quyết toán thuế, nộp đủ các khoản thuế còn thiếu
• Nộp bảo hiểm xã hội cho người lao động nếu có

Bước 3: Thanh lý tài sản và nghĩa vụ nợ

• Bán tài sản còn lại để thanh toán nợ
• Ưu tiên thanh toán lương, trợ cấp cho người lao động
• Thanh toán nợ thuế, nợ ngân hàng, nợ nhà cung cấp

Bước 4: Nộp hồ sơ giải thể khi chấm dứt hoạt động kinh doanh

Hồ sơ bao gồm:

• Quyết định giải thể
• Biên bản họp (nếu có nhiều thành viên)
• Xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế
• Danh sách chủ nợ, người lao động đã được thanh toán
• Giấy đăng ký doanh nghiệp bản gốc

Bước 5: Công bố thông tin giải thể

Doanh nghiệp đăng tải thông tin giải thể lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và được cơ quan đăng ký xóa tên khỏi hệ thống.

3.2. Đối với hộ kinh doanh cá thể

Hộ kinh doanh muốn chấm dứt hoạt động kinh doanh cần thực hiện theo quy trình đơn giản hơn:

Bước 1: Gửi Thông báo chấm dứt hoạt động tới Phòng Tài chính – Kế hoạch cấp huyện nơi đăng ký kinh doanh

• Cách thức nộp: Có thể nộp trực tiếp tại cơ quan hoặc nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia (nếu địa phương đã triển khai).
• Thời gian xử lý: Trong thời hạn 03 đến 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện sẽ xem xét và ra thông báo về việc chấm dứt hoạt động của hộ kinh doanh

Bước 2: Trả lại giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh

• Thông báo về việc chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh
• Thông báo về việc chấm dứt hiệu lực mã số thuế của Cơ quan thuế
• Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
• Biên bản họp nhóm cá nhân (nếu hộ kinh doanh do nhóm cá nhân thành lập) về việc chấm dứt hoạt động

Bước 3: Nộp tờ khai thuế và đóng đủ các khoản thuế liên quan

• Thanh toán các khoản nợ: Hộ kinh doanh có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản nợ (bao gồm nợ thuế, nợ bảo hiểm và các nghĩa vụ tài chính khác) trước khi nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động, trừ trường hợp có thỏa thuận khác với chủ nợ.
• Hoàn tất nghĩa vụ thuế: Hộ kinh doanh cần liên hệ với cơ quan thuế trực tiếp quản lý để làm thủ tục hoàn tất các nghĩa vụ thuế, đóng mã số thuế và nhận thông báo xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ thuế

4. Hồ sơ chấm dứt hoạt động kinh doanh

Hồ sơ gồm:

• Thông báo chấm dứt hoạt động (theo mẫu).
• Quyết định của chủ doanh nghiệp/hội đồng thành viên/cổ đông.
• Danh sách chủ nợ, người lao động, tài sản còn lại (nếu có).
• Xác nhận hoàn tất nghĩa vụ thuế.
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản gốc).

5. Những lưu ý quan trọng khi chấm dứt hợp đồng kinh doanh

• Không thông báo hoặc không nộp lại giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh khi chấm dứt có thể bị phạt hành chính từ 500.000đ đến 1.000.000đ.
• Nếu không chấm dứt hoạt động kinh doanh đúng quy định, doanh nghiệp/hộ kinh doanh vẫn bị coi là tồn tại và có thể bị truy thu thuế, phạt chậm nộp.
• Đối với địa điểm kinh doanh, nếu thuộc trường hợp chấm dứt, cần làm thủ tục đóng mã số thuế tại địa phương cấp mã số thuế, hoàn tất nghĩa vụ thuế trước khi giải thể.
• Hồ sơ chấm dứt phải được nộp trực tiếp hoặc qua cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp với tài khoản định danh VNeID.

6. Kết luận

Chấm dứt hoạt động kinh doanh là bước quan trọng để doanh nghiệp kết thúc hoạt động hợp pháp, tránh phát sinh rủi ro về thuế và pháp lý.
Thực hiện đúng quy trình, chuẩn bị đủ hồ sơ và tuân thủ quy định giúp quá trình giải thể – chấm dứt diễn ra nhanh chóng, thuận lợi và an toàn.

Nếu bạn cần hỗ trợ soạn hồ sơ, quyết toán thuế hoặc thủ tục chấm dứt hoạt động, hãy liên hệ Công ty Luật Phú Thanh sẽ đồng hành cùng bạn trong mọi bước thực hiện.

(Phương Nguyễn)